リフォーム見積システムでできること
リフォーム見積システムには、見積書の作成以外でも様々な機能が備わっています。各種書類作成機能に加えて、顧客管理や帳票管理などの情報を管理する機能。この2つの分類ごとにリフォーム見積システムでできることを紹介します。
リフォーム見積システムの書類作成機能
リフォーム時に作成される書類のうち、「見積書」「契約書」「発注書」「請求書」「工事台帳」「工事写真書類」など、各社のリフォーム見積システムで作成できる書類について解説します。
見積書
システム内に登録された商品を選択することで、自動で見積書の作成が可能。過去の見積書から作成するものや、部屋ごと・工事ごとに見積書を作成できるものなど、見積システムによっても仕様が異なります。
契約書
システム内の仕様に合わせて契約書が手軽に作成可能。これまで活用していたフォーマットを読み込んで、システム内でのカスタマイズに対応しているものもあります。
発注書
多くのシステムで、これまでに作成した見積書やお打ち合わせ時の登録情報から、発注書を自動で作成できます。請求書を同時に作成できる場合もあり、書類作成作業の短縮につながります。
請求書
請求書の作成も、過去に作成した見積書や発注書の登録情報から作成できるシステムがあります。顧客データから読み込んで作成可能な機能や紙の情報を読み込む機能もあります。
工事台帳
原価管理システムと連携していることもある工事台帳。リフォーム見積システムでも、注文内容から転記・再入力せずに自動で作成されるものもあれば、登録されたマスタ情報から選択して作成するシステムもあります。
工事写真台帳
写真をアップロードすることで工事写真を管理し、工事写真の台帳作成まで対応するリフォーム見積システムがあります。
豊富な機能を備えたシステムでは、写真台帳だけでなく、顧客管理や工事管理と連携していることもあります。
リフォーム見積システムの管理機能
作成した各種書類や、工事の内容・進捗の管理まで、幅広く管理機能を搭載しているリフォーム見積システムもあります。
見積書管理
リフォーム見積システムで作成した見積書は、どのシステムでも基本的に管理可能です。紙の見積書を読み込んでデータ化したものを管理することもできます。
進捗管理
営業の進捗管理や施工中の進捗を管理する機能があるリフォーム見積システムがあります。システムによって見積書と連携している場合や、顧客情報と連携して管理する場合があります。
工事管理
リフォーム工事のスケジュール管理や工程表作成、工事内容の管理、受発注の管理など、様々な情報と連携する工事管理です。
ツール選びには注意が必要
機能が多ければ情報の一元管理も可能ですが、価格も高くなるため、用途に合わせて選ぶ必要があります。
また、他のシステムと連携できる機能もあるため、リフォーム見積システムを導入する目的に合わせて検討しましょう。
グレーゾーン解消制度に伴う見積書について
建設業法では、電子契約サービスによるデジタル署名の取扱いとして、タイムスタンプが必須だと明示されていました。
しかし、平成26年1月20日に施行された「産業競争力強化法」及び「グレーゾーン解消制度」が創設。グレーゾーン解消制度を活用して、国土交通省から建設業での適法性が確認されているデジタル署名機能やデジタル契約機能が搭載サービスもあります。
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